Milli Eğitim Bakanlığınca (MEB), yurtdışında okuyan öğrencilerin iş ve işlemlerini kolaylaştırmak, bürokrasiyi azaltmak, kırtasiye ve zaman israfının önüne geçmek amacıyla hayata geçirilen uygulamayla, günlerce süren posta gönderimi işlemi saniyelere indirildi ve yüksek posta masraflarından tasarruf sağlandı.

Bakanlık yetkililerinden alınan bilgiye göre, MEB bürokrasiyi azaltmak, kırtasiye ve zaman israfının önüne geçmek amacıyla yurtdışında yeni bir uygulamayı hayata geçirdi.

Resmi yazışmaları, elektronik ortamda Doküman Yönetim Sistemi (DYS) üzerinden yapılan MEB, iş, işlem ve hizmetlere ilişkin yazışmaların hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesi, ihtiyaç duyulan bilgiye kolay ulaşılması, bilginin etkin yönetilmesi ve basılı doküman ve ıslak imza kullanımının azaltılmasına yönelik olarak DYS'nin alanı genişletti. Bu kapsamda, DYS'nin yaygınlaştırılmasında, sürecin en önemli ayaklarından birisi olan yurtdışı teşkilatının sisteme dahil edilmesi işlemini başlatıldı.

DYS'nin Milli Eğitim Bakanlığı Yurtdışı Teşkilatına yaygınlaştırılması sürecinin ilk basamağını, sistemin uyarlanması ve DYS eğitimleri oluşturdu. Eğitim sürecine paralel şekilde DYS'ye ilişkin kullanıcı bilgisayarlarında kurulumlar ve ayarlamalar yapıldı. DYS kullanıcıları için e-imza talepleri alındı ve e-imzalar kullanıcılara ulaştırıldı.

Uygulamayla, ABD ve İngiltere'de MEB bursuyla okuyan öğrencilerin evrak gönderimi işlemlerinin elektronik ortamda yapılması sağlanarak, kaynak tasarrufu sağlandı.